Choix d’un serveur hôte

Avant de commencer à partager vos projets OmniPlan, assurez-vous que vous disposez d’un serveur prêt à fonctionner comme répertoire central pour vos fichiers. La synchronisation d’une copie locale de votre projet avec la copie stockée sur le serveur – ou avec un calendrier stocké sur un serveur de calendrier – permet de garantir que tous ceux qui partagent le fichier disposent des données les plus récentes.

Une fois que vous disposez d’un serveur, suivez les étapes indiquées à la section suivante pour vous connecter à votre premier compte de synchronisation. Vous pourrez, après cela, soit commencer à collaborer sur des projets déjà hébergés par le serveur, soit lancer l’hébergement de nouveaux projets en configurant leurs options de synchronisation et de partage.

Configuration d’un compte de serveur

Vous avez besoin de deux choses pour collaborer avec d’autres personnes sur un projet OmniPlan : vos réglages de compte de serveur à l’échelle de l’application et les réglages de partage du fichier de projet individuel. Ces fonctions sont regroupées autour de leurs thèmes respectifs dans la fenêtre Comptes de serveur de l’application OmniPlan (décrite ici) et dans les options de synchronisation et de partage du projet.

La fenêtre Comptes de serveur (OmniPlan > Comptes de serveur) vous permet d’associer de nouveaux comptes de serveur à OmniPlan, de gérer vos comptes existants et d’afficher et récupérer des fichiers de projet à partir de vos serveurs.

Lorsque vous vous connectez pour la première fois à un compte de serveur, cette fenêtre vous présente un mode de configuration guidé afin que vous puissiez choisir le type de compte souhaité et saisir les informations de connexion correspondantes. Pour ajouter des comptes supplémentaires, cliquez sur le bouton Ajouter un compte (+) dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.

Si vous configurez un compte de serveur à des fins de collaboration, choisissez Omni Sync Server ou WebDAV. Si vous ajoutez ou récupérez des heures de travail via un compte de calendrier synchronisé, choisissez CalDAV ou Google Agenda (en fonction du type de compte).

Une fois que vous disposez d’un compte connecté, il apparaît dans la liste, dans la partie gauche de la fenêtre.

Si vous vous connectez à un compte de serveur qui héberge déjà des projets existants, les fichiers de projet qu’il contient apparaissent dans la liste à droite. Sélectionnez un projet dans la liste et cliquez sur Télécharger le projet pour créer une copie locale. Le fichier s’ouvre, prêt pour la collaboration. Vous pouvez à présent publier des modifications sur le serveur et actualiser votre copie locale en y intégrant les modifications effectuées par d’autres collaborateurs.

Si vous configurez le partage pour la première fois et que vous n’avez pas d’autres projets synchronisés à distance, la liste de projets est vide. Les étapes de configuration de la synchronisation et du partage ci-dessous vous guideront lors de la publication de votre premier projet sur le serveur.

Gestion des comptes de serveur

Une fois que vous avez configuré un compte de serveur et commencé à publier et à vous abonner à des projets ou à des calendriers, vous pouvez utiliser la fenêtre Comptes de serveur pour gérer vos comptes de répertoire et vos projets partagés. Choisissez OmniPlan > Comptes de serveur pour afficher et gérer vos projets OmniPlan partagés.

La liste Comptes présente vos comptes Omni Sync Server, WebDAV, CalDAV et Google Agenda par leur nom. Choisissez un compte dans la liste pour afficher les projets ou les calendriers qu’il contient. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton Ajouter un compte (+) sous la liste. Pour modifier un compte, sélectionnez-le, puis cliquez sur Modifier le compte.

Lorsqu’un compte Omni Sync Server ou WebDAV est sélectionné, la liste présente tous les projets publiés dans le répertoire ainsi que les informations suivantes les concernant :

1. Nom de projet : nom du fichier de projet.

2. Charge : cette colonne indique, à l’aide d’une icône d’histogramme, si ces projets partagent leurs informations de charge de ressources avec d’autres projets du répertoire en vue de niveler les ressources sur plusieurs projets.

3. Date de début, Date de fin, Dernière modification : dates prévues pour le début et la fin du projet, et date de la dernière modification par tout utilisateur disposant d’un accès partagé au projet.

4. Terminé : pourcentage de travail terminé par rapport à l’ensemble du projet.

5. Ajouter un compte, Supprimer un compte : cliquez sur le bouton Plus pour ajouter un compte de répertoire, et sur le bouton Moins pour supprimer un compte existant. La suppression d’un compte n’entraîne pas la suppression de son contenu sur le serveur ; cela ne fait que le supprimer de la liste des serveurs que vous avez connectés à OmniPlan.

6. Métadonnées du fichier : cette section affiche des informations sur le fichier de projet, à savoir son identifiant unique, sa taille, la taille du journal de modifications associé (pour le suivi des modifications) et la date de sa dernière troncation.

Configuration de la synchronisation et du partage

Une fois que vous avez configuré un compte de serveur, vous pouvez commencer à synchroniser vos fichiers de projet pour collaborer avec d’autres contributeurs au projet. Vous pouvez choisir des actions de synchronisation pour chaque projet individuellement par le biais de son panneau Options de synchronisation et de partage (Projet > Options de synchronisation et de partage).

Pour ce guide, nous supposons que vous commencez avec un tout nouveau compte de serveur (configuré dans la fenêtre Comptes de serveur ci-dessus) et un nouveau projet que vous voulez mener en collaboration avec d’autres personnes. Vous publierez vos modifications sur votre serveur partagé auquel les autres collaborateurs également habilités à effectuer des modifications seront abonnés (et ces derniers pourront en faire autant).

Lorsque vous configurez pour la première fois la synchronisation et le partage pour un projet, deux options vous sont proposées : Synchronisation de base et Partage avancé. Si vous choisissez Synchronisation de base, vous serez redirigé vers le processus de configuration du stockage OmniPresence ou iCloud, deux excellentes options si vous êtes uniquement à la recherche d’un emplacement distant pour conserver vos fichiers.

Comme cet exemple comporte plusieurs contributeurs, nous choisirons plutôt l’option Partage avancé. Cliquez sur Continuer pour configurer le partage du projet.

La liste des actions de partage de votre projet est vide au départ. Cliquez sur le bouton Plus ① pour ajouter une nouvelle action et faire votre choix parmi les différents types disponibles. Vous verrez qu’il est possible d’effectuer différentes tâches automatiques lorsque vous partagez (ou publiez) votre projet ; nous allons pour l’instant nous concentrer sur la collaboration. Choisissez Collaborer ② comme type d’action, puis cliquez sur Suivant ③.

Pour permettre la collaboration, le projet doit être stocké sur un serveur afin que d’autres personnes puissent y accéder. Si vous configurez un compte dans la fenêtre Comptes de serveur, cliquez sur Sélectionner une source ① et choisissez-en une dans la liste (sinon, vous devrez en configurer une et revenir à cette étape). Après avoir choisi votre compte, cliquez sur Enregistrer ②.

Votre panneau d’options de synchronisation et de partage contient à présent une action active permettant de publier sur, et d’actualiser à partir de, votre répertoire de serveur partagé. Pour modifier les détails de l’action, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton de modification (Crayon) en bas de la liste d’actions. Utilisez les cases à cocher en dessous de la liste ① pour choisir les éléments qui déclenchent la publication ou l’actualisation de l’état du projet.

Cliquez sur Terminé, puis enregistrez le projet. Si vous avez sélectionné Réaliser des actions de publication automatiquement à l’enregistrement, le projet est publié sur le serveur pour la première fois. Sinon, choisissez Projet > Publier (Contrôle-Commande-P) pour le publier manuellement.

La prochaine fois que vous consulterez la fenêtre Comptes de serveur, vous verrez le projet dans la liste de votre compte. Toutes vos modifications ultérieures seront publiées sur le serveur en fonction des réglages sélectionnés dans Options de synchronisation et de partage ; vous pourrez surveiller ces modifications – toutes celles qui proviennent d’autres collaborateurs également connectés à votre projet – à l’aide du suivi des modifications (Projet > Afficher les modifications).

Vous pouvez publier votre version locale du projet sur le serveur en choisissant Projet > Publier (Contrôle-Commande-P) ou en cliquant sur le bouton Publier dans la barre d’outils.

Vous pouvez à tout moment effectuer une actualisation manuelle à partir du serveur en choisissant Projet > Actualiser (Contrôle-Commande-R) ou en cliquant sur le bouton Actualiser de la barre d’outils.

Options de configuration de la synchronisation et du partage

Utilisez le panneau Options de synchronisation et de partage (Projet > Options de synchronisation et de partage...) pour chaque projet à partager afin de configurer des actions de publication et d’abonnement adaptées aux besoins de ce projet. La section Configuration de la synchronisation et du partage ci-dessus fournit un guide pour vous aider à configurer votre première action de collaboration ; cette section et les suivantes fournissent des informations supplémentaires sur les autres actions de partage disponibles.

Le panneau Options de synchronisation et de partage fournit une vue d’ensemble des actions de partage que vous avez configurées pour le projet actuel et comprend des outils permettant d’ajouter, de supprimer et de modifier ces actions.

1. Type d’action et Sens : l’icône affiche le type d’action de la ligne et les flèches en regard de l’icône indiquent si l’action est déclenchée pour la publication (flèche vers le haut), l’actualisation (flèche vers le bas) ou les deux.

2. Description de l’action : le texte au centre de chaque ligne d’action décrit l’action et indique si cette action est déclenchée pour la publication, l’actualisation ou les deux.

3. État d’action active : la colonne à l’extrême droite contient une case qui indique si l’action est actuellement utilisée. Vous pouvez la désélectionner pour empêcher l’action de se produire normalement.

4. Action d’ajout et de suppression : cliquez sur ce bouton pour ajouter une action (plus) ou supprimer une action sélectionnée (moins). La suppression d’une action a pour effet de la retirer entièrement du projet. Pour désactiver temporairement une action au lieu de la supprimer, désélectionnez sa case d’état actif.

5. Options de publication et d’actualisation : vous pouvez choisir d’effectuer automatiquement des actions de publication à l’enregistrement du fichier de projet, et de lancer une actualisation automatique dès la notification des modifications via Bonjour ou selon un horaire spécifié à l’aide du menu local de droite. Ces options s’appliquent à toutes les actions configurées pour le projet.

6. Modifier l’action : d’autres options sont disponibles pour chaque action ; choisissez une action dans la liste et cliquez sur ce bouton pour ouvrir et modifier les détails de l’action.

Options d’action de collaboration

Lorsque vous créez ou modifiez une action de collaboration, les options suivantes sont disponibles :

1. Compte de serveur : ce menu déroulant vous permet de choisir un compte de serveur pour la publication et l’abonnement. Le menu présente tous les comptes que vous avez configurés dans la fenêtre Comptes de serveur.

2. Infos sur le compte : ouvre un panneau contenant les détails de connexion du compte de synchronisation associé à l’action.

3. Partage des charges des ressources : vous pouvez choisir de partager les charges des ressources du projet avec d’autres projets sur le serveur, ou de respecter les charges des ressources d’autres projets sur le serveur lors du nivellement.

Options d’action d’exportation

Lorsque vous créez ou modifiez une action d’exportation, les options suivantes sont disponibles :

1. Exporter comme : ce menu déroulant vous permet de choisir un format de fichiers pour l’exportation. La liste des formats comprend tous les formats disponibles dans Fichier > Exporter, ainsi que le format de fichiers natif OmniPlan par défaut.

2. Enregistrer sous : choisissez un nom et un emplacement pour le fichier exporté.

3. Filtrer : configurez ou choisissez un filtre personnalisé à appliquer lors de l’exportation du fichier de projet. Tous les éléments exclus par le filtre ne seront pas affichés dans la version exportée du projet.

Options de synchronisation de tâches avec un calendrier

Lorsque vous créez ou modifiez une action de synchronisation de tâches avec un calendrier, les options suivantes sont disponibles :

1. Source : vous pouvez choisir une source de calendriers existante dans ce menu déroulant ou sélectionner Ajouter un compte pour ouvrir un panneau dans lequel vous pouvez choisir un serveur CalDAV ou Google Agenda à ajouter comme nouvelle source de calendriers.

2. Calendrier : après avoir sélectionné une source, utilisez ce menu déroulant pour choisir le calendrier avec lequel vous voulez effectuer la synchronisation.

3. Filtrer : configurez ou choisissez un filtre personnalisé à appliquer lors de la synchronisation des tâches du fichier de projet. Toutes les tâches exclues par le filtre ne seront pas affichées dans la version synchronisée du projet.

Options de synchronisation des heures de travail à partir d’un calendrier

Lorsque vous créez ou modifiez une action de synchronisation des heures de travail avec un calendrier, les options suivantes sont disponibles :

1. Source : vous pouvez choisir une source de calendriers existante dans ce menu déroulant ou sélectionner Ajouter un compte pour ouvrir un panneau dans lequel vous pouvez choisir un compte CalDAV à ajouter comme nouvelle source de calendriers.

2. Calendrier : après avoir sélectionné une source, utilisez ce menu déroulant pour choisir le calendrier dont vous voulez extraire des événements.

3. Événements : choisissez ce qui se passe lorsque des événements sont extraits du calendrier. Les événements de calendrier peuvent représenter soit de nouvelles heures de travail ajoutées au projet ou des heures de travail soustraites du projet, soit des heures de travail ou des heures non ouvrées supplémentaires pour une ressource spécifique.

4. Ressource : si vous voulez des événements de calendrier qui ajoutent des heures de travail ou des heures non ouvrées à une ressource spécifique, sélectionnez la ressource dans ce menu déroulant.

Options d’exécution de script

Lorsque vous créez ou modifiez une action d’exécution de script, les options suivantes sont disponibles :

1. Type de scripts : vous avez le choix entre AppleScript et Omni Automation.

2. Script : vous pouvez choisir le script à exécuter dans ce menu déroulant. Le menu est vide tant que vous n’avez pas ajouté de fichier AppleScript au dossier des scripts d’OmniPlan dont un lien est fourni dans le texte en regard de cet élément.

   Si vous choisissez le type de scripts Omni Automation, cet élément est remplacé par deux autres menus déroulants intitulés respectivement Module et Action. Choisissez un module Omni Automation dans le premier menu déroulant et une action dans le deuxième. Un lien d’accès au dossier Modules est fourni dans le texte situé à droite.

3. Exécuter pendant : cette option permet de décider si le script doit être exécuté lors de la publication des modifications sur le répertoire ou lors de l’actualisation en vue de recevoir des modifications à partir du serveur.

Partage d’un projet avec d’autres personnes

Pour connecter d’autres membres d’équipe à votre projet publié, vous devez leur fournir les informations suivantes :

• Type de compte : Omni Sync Server ou WebDAV.
• Le nom d’utilisateur et le mot de passe utilisés pour accéder au compte de serveur de synchronisation.
• Le nom du fichier auquel ils doivent s’abonner.

Les membres d’équipe doivent utiliser ces informations pour ajouter un compte dans OmniPlan > Comptes de serveur (consultez les instructions fournies plus haut dans ce chapitre). Une fois qu’ils ont créé le compte, les membres de votre équipe peuvent s’abonner au projet en suivant les étapes ci-après :

1. Ouvrez OmniPlan.
2. Sélectionnez OmniPlan > Comptes de serveur.
3. Dans la partie gauche de la fenêtre qui s’affiche, cliquez pour sélectionner le répertoire de projet.
4. Cliquez pour sélectionner le nom de projet dans la liste des projets disponibles dans le répertoire.
5. Cliquez sur Télécharger le projet.
6. Enregistrez une copie du fichier de projet localement sur le disque dur de votre Mac.

L’abonnement au fichier téléchargé est automatiquement effectué et le fichier est relié à l’original sur le serveur.

Une fois abonnés, les membres de l’équipe peuvent modifier et réviser le projet OmniPlan à partir de leur copie locale du fichier. Toutes les modifications apportées au projet sont enregistrées sur le serveur de synchronisation lorsque le projet est publié, et lorsque les autres membres d’équipe actualisent leur copie du projet, ils reçoivent ces modifications à partir du serveur.

Pour vous assurer que votre copie locale du fichier de projet est toujours à jour avec les dernières modifications provenant des autres membres d’équipe, nous vous recommandons de suivre les étapes ci-dessous chaque fois que vous ouvrez votre copie locale :

1. Ouvrez le fichier de projet OmniPlan que vous avez enregistré localement.
2. Pour obtenir des mises à jour du projet, choisissez Projet > Actualiser (Contrôle-Commande-R).
3. Pour accepter ou refuser des modifications, choisissez Projet > Afficher les modifications (Option-Commande-T).
4. Apportez vos modifications au fichier de projet, puis choisissez Fichier > Enregistrer (Commande-S).
5. Pour publier vos modifications afin de les mettre à la disposition des autres membres d’équipe qui se sont abonnés au même projet, choisissez Projet > Publier (Contrôle-Commande-P).

Suivi des modifications

Une fois que vous avez spécifié le type d’abonnement que vous souhaitez effectuer, vous pouvez utiliser le suivi des modifications pour consulter vos modifications et accepter ou refuser les modifications d’autres personnes.

Pour activer le suivi des modifications, sélectionnez Projet > Afficher les modifications (Maj-Commande-T). Une barre latérale est alors affichée. Elle enregistre toutes les modifications que vous effectuez et vous montre les modifications effectuées par les membres de votre équipe. Elle est accompagnée d’une barre de notification (sous la barre d’outils principale d’OmniPlan) contenant des commandes permettant d’accepter ou de rejeter les modifications effectuées par d’autres personnes.

Pour accepter ou rejeter toutes les modifications, utilisez les boutons Tout accepter et Tout rejeter dans le menu en forme de roue d’engrenage dans la barre de suivi des modifications.

Pour accepter ou rejeter des modifications individuelles, sélectionnez une modification dans la barre latérale et utilisez les boutons Accepter ou Rejeter.

Répartition des charges de ressources sur plusieurs projets

Si des ressources (généralement des membres de votre équipe) sont partagées par plusieurs projets du même répertoire, vous devrez décider, dans les options d’action de collaboration, s’il faut publier les charges des ressources du projet actuel dans d’autres projets et si le projet actuel doit être abonné aux charges des ressources d’autres projets.

Choisir de publier les charges des ressources d’un projet signifie que les autres projets abonnés à cette publication doivent respecter ces données de charge de travail lors du nivellement ; si Julie travaille sur le Projet A le mercredi et que les charges de ce projet sont publiées dans le Projet B, Julie ne pourra pas, après nivellement, travailler sur le Projet B le mercredi.

Choisir de s’abonner à des charges de ressource signifie que le projet doit obéir à toutes les contraintes des projets du répertoire qui publient leurs charges. Il est possible d’établir une hiérarchie entre des projets simultanés en utilisant uniquement soit l’option de publication, soit l’option d’abonnement : les besoins d’un projet utilisant exclusivement la publication seront toujours satisfaits en premier, tandis qu’un projet utilisant exclusivement l’abonnement n’aura droit qu’aux ressources restantes.

Les projets qui font appel à la fois à la publication et à l’abonnement sont traités de manière égalitaire, tandis que les projets qui n’utilisent ni la publication ni l’abonnement fonctionnent de manière autonome sans tenir compte des facteurs externes et ne synchronisent que leurs propres modifications.

Nettoyage des anciennes utilisations

Si OmniPlan trouve des informations inutilisées de charge de ressources sur le serveur, il détecte ce problème et vous invite à effectuer un nettoyage. Cela peut se produire si quelqu’un supprime un projet qui partage des charges de ressources à l’aide d’une version d’OmniPlan antérieure à v2.1 ou si quelqu’un supprime le fichier directement depuis le Finder ou le Terminal. Tant que vous ne les nettoyez pas, il se peut que des informations inexactes de charge de ressources soient partagées avec vos projets actifs.

La méthode propre pour supprimer un projet d’un répertoire de serveur consiste à ouvrir la fenêtre Comptes de serveur et à utiliser le bouton Supprimer le projet.